Wie op zoek gaat naar een nieuw ERP-systeem, loopt al snel vast in het aanbod. Tientallen pakketten, honderden implementatiepartners en websites die allemaal ongeveer hetzelfde beloven. Het risico is dat je niet kiest uit de best passende leveranciers, maar uit de leveranciers die je toevallig tegenkwam. In dit artikel lees je hoe je het aanbod gestructureerd terugbrengt tot een shortlist, welke informatiebronnen je daarbij helpen en waar je op let bij de keuze voor begeleiding.
Het ERP-aanbod is groter dan je denkt
Het ERP-landschap bestaat uit generieke pakketten, branchespecifieke oplossingen, cloudplatforms en voor vrijwel elk systeem meerdere implementatiepartners. Zelf zoeken levert vooral de partijen op die het meest zichtbaar zijn, niet per se de partijen die het best passen. Een alternatief is om via een platform onafhankelijke software te vergelijken en leveranciers te selecteren op basis van je eigen eisen, in plaats van op basis van wie het hardst adverteert. Welke route je ook kiest, de kwaliteit van je shortlist bepaalt de kwaliteit van je uiteindelijke keuze. Een uitstekende demo van een leverancier die eigenlijk niet bij je past, blijft een verkeerde keuze. En een leverancier die nooit op je lijst kwam, kun je ook niet kiezen.
Waarom zelf zoeken zelden de beste kandidaten oplevert
De eerste reflex bij een softwarezoektocht is Google. Dat is begrijpelijk, maar de zoekresultaten worden bepaald door marketingbudget en online zichtbaarheid, niet door hoe goed een pakket bij jouw organisatie past. Grote spelers met stevige advertentiebudgetten domineren de resultaten, terwijl kleinere branchespecialisten met veel ervaring in jouw sector nauwelijks opvallen.
Daar komt bij dat leverancierswebsites moeilijk te vergelijken zijn. Vrijwel elk pakket noemt zich flexibel, schaalbaar en gebruiksvriendelijk. Wat een systeem echt goed kan en waar het tekortschiet, lees je zelden op de eigen website. Die informatie zit bij gebruikers, implementatiepartners en adviseurs die de markt van binnenuit kennen.
Een derde probleem is tijd. Een serieuze oriëntatie vraagt al snel weken aan zoeken, bellen en gesprekken voeren. Voor een directeur of financieel manager die dit naast het gewone werk doet, leidt dat vaak tot een snelle keuze uit de eerste drie partijen die reageren.
Begin met een scherp profiel van je organisatie
Voordat je leveranciers gaat zoeken, moet helder zijn wie je bent als organisatie en wat je zoekt. Dat profiel is het filter waarmee je het aanbod terugbrengt. Hoe scherper het profiel, hoe sneller je irrelevante opties kunt schrappen.
Denk aan je branche en je belangrijkste processen, het aantal gebruikers nu en over een paar jaar, en het aantal vestigingen of landen waarin je actief bent. Leg daarnaast vast welke systemen moeten blijven en gekoppeld moeten worden, of je voorkeur hebt voor een cloudoplossing en binnen welke bandbreedte het budget ligt. Een groothandel met een webshop en veertig gebruikers zoekt in een heel ander deel van de markt dan een maakbedrijf met drie productielocaties.
Wees ook eerlijk over wat je niet weet. Veel organisaties hebben geen goed beeld van wat een ERP-traject kost of hoe lang het duurt. Dat is geen probleem, zolang je het als open vraag meeneemt in de gesprekken in plaats van een willekeurige aanname te doen.
Pakket en partner: twee keuzes in één
Een punt dat veel organisaties pas laat ontdekken: bij de meeste ERP-systemen kies je niet alleen een pakket, maar ook een implementatiepartner. Veel softwareleveranciers verkopen en implementeren niet zelf, maar werken via een netwerk van partners. Datzelfde pakket kan dus door verschillende partijen worden geleverd, met grote verschillen in branche-ervaring, aanpak en tarieven.
Dat heeft gevolgen voor je shortlist. Het is niet genoeg om te bepalen welk pakket functioneel past. Je moet ook weten welke partner het beste bij jouw organisatie aansluit. Een partner die veel ervaring heeft in jouw branche, kent de typische processen en valkuilen al en heeft vaak voorbeeldinrichtingen klaarliggen. Dat scheelt tijd en maatwerk.
Vergelijk dus bij voorkeur combinaties van pakket en partner. Twee partners met hetzelfde systeem kunnen in de praktijk meer van elkaar verschillen dan twee verschillende systemen.
Van longlist naar shortlist
Met een helder profiel kun je een longlist samenstellen van leveranciers die op papier passen. Die lijst mag in deze fase ruim zijn. Het doel is niet om direct te kiezen, maar om niets over het hoofd te zien.
Daarna volgt het schrappen. Begin met harde uitsluitcriteria: eisen waar geen compromis mogelijk is. Denk aan ondersteuning van een specifiek proces, een verplichte koppeling, meertaligheid of opslag van data binnen de EU. Een leverancier die daar niet aan voldoet, valt af, hoe goed de rest ook is.
Kijk vervolgens naar branche-ervaring, de omvang van de leverancier ten opzichte van jouw organisatie en de beschikbaarheid van referenties. Een kleine organisatie is bij een partner die vooral multinationals bedient vaak niet de klant met de meeste aandacht. Andersom kan een grote organisatie bij een kleine partner tegen capaciteitsgrenzen aanlopen. Een goede shortlist telt meestal tussen de twee en vijf kandidaten. Bij minder heb je te weinig vergelijkingsmateriaal, bij meer wordt het traject onnodig zwaar voor je eigen team.
Referenties: de meest onderbenutte informatiebron
De waardevolste informatie over een ERP-systeem komt van organisaties die er al mee werken. Toch worden referenties vaak pas aan het einde van het traject opgevraagd, als formaliteit. Dan is het te laat om er echt iets mee te doen.
Gebruik referenties daarom al bij het samenstellen van je shortlist. Zoek naar organisaties die qua branche, omvang en processen op jou lijken. Hun ervaringen zeggen meer dan elke brochure. Vraag bij een referentiegesprek niet alleen of ze tevreden zijn, maar ook hoe de implementatie verliep, waar ze tegenaan liepen, hoe de partner reageerde op problemen en wat ze achteraf anders zouden doen.
Wees wel kritisch op wie de referentie aanlevert. Een leverancier noemt uiteraard zijn meest tevreden klanten. Referenties die je via een onafhankelijke bron vindt, geven vaak een eerlijker beeld.
Hoe beoordeel je een selectieplatform of adviseur?
Steeds meer organisaties schakelen hulp in bij de oriëntatie, in de vorm van een selectieplatform, een adviseur of een combinatie van beide. Dat kan veel tijd besparen en leveranciers in beeld brengen die je zelf niet had gevonden. Het loont wel om die hulp net zo kritisch te beoordelen als de leveranciers zelf.
De belangrijkste vraag is hoe onafhankelijkheid wordt geborgd. Vraag hoe het platform of de adviseur geld verdient en of dat invloed kan hebben op welke leveranciers je te zien krijgt. Een betrouwbare partij is daar open over en kan uitleggen hoe de match tot stand komt. Kijk daarnaast naar de breedte van het aanbod. Een platform met een beperkt aantal aangesloten leveranciers kan je alleen uit dat aanbod laten kiezen. Vraag ook welke kennis en praktijkervaring er achter de matching zit. Een algoritme dat op trefwoorden filtert, levert iets anders op dan adviseurs die de markt al jaren volgen en weten waar pakketten in de praktijk sterk of zwak in zijn.
Let tot slot op de mate van begeleiding. Sommige organisaties hebben genoeg aan een lijst met passende kandidaten, andere willen hulp bij het opstellen van eisen, het voeren van gesprekken en het beoordelen van offertes. Kies de vorm die past bij de kennis en capaciteit die je intern hebt.
Wanneer is je shortlist goed genoeg?
Een shortlist is klaar als je voor elke kandidaat in een paar zinnen kunt uitleggen waarom die erop staat. Elke leverancier voldoet aan je uitsluitcriteria, heeft aantoonbare ervaring met vergelijkbare organisaties en kan referenties leveren die je zelf kunt spreken. Kun je dat niet, dan is de lijst nog niet scherp genoeg. Dat is geen tijdverlies. Elke uur die je in deze fase investeert, voorkomt dat je later weken besteedt aan demo’s en offertes van partijen die nooit een serieuze kandidaat waren. En het vergroot de kans dat de beste match voor jouw organisatie daadwerkelijk op tafel ligt als je de uiteindelijke keuze maakt.
